Votre salle de réunion est-elle configurée pour ce nouveau mode opératoire?
Avec l’essor actuel du travail hybride, les réunions doivent tenir compte tant des participants au bureau que des participants virtuels. Disposez-vous de la bonne technologie pour le faire?
Depuis la pandémie, l’un des changements clés dans notre mode de travail repose sur la transformation du bureau d’un lieu où nous allons tous, et où nous devions tous aller, cinq jours par semaine, en un centre de collaboration, où les gens passent quelques fois par semaine pour des réunions et pour échanger avec des collègues.
Selon nos partenaires chez HP, 80 % des dirigeants changent les espaces de bureau pour se concentrer davantage sur la collaboration. Par conséquent, 79 % des entreprises améliorent leurs salles de conférence. Pour ce nouveau bureau moderne, les solutions de conférence manuelles et maladroites d’antan ne seront tout simplement pas suffisantes. Nous ne disons pas d’aller jeter votre ancienne passerelle de conférence Nortel sous un pont... mais si vous l’utilisez encore, c’est le moment d’envisager quelque chose d’un peu plus moderne.
Le rôle du bureau dans un environnement de travail hybride
Selon nos partenaires chez Jabra, qui ont publié un rapport mondial sur le travail hybride, les deux tiers des travailleurs qui peuvent choisir l’endroit où ils travaillent préfèrent un modèle de travail hybride. Autrement dit, vous pouvez travailler au moins deux jours au bureau, deux jours à la maison et peut-être une autre journée de travail en transit, dans un café ou dans un autre espace. Lorsque le travail peut être effectué de n’importe où, les espaces de bureau ne sont utiles que s’ils disposent de la technologie qui peut se connecter aux environnements virtuels et offrir une expérience de réunion inclusive pour ceux qui travaillent au bureau comme ceux à l’extérieur.
3 façons de rendre les réunions plus inclusives
1. Laissez les participants se voir et s’entendre entre eux. Pour ce faire, vous avez besoin d’une caméra de vidéoconférence qui montre tous les participants dans la salle avec un champ de vision de 180 degrés, pour que les participants à distance puissent toujours voir qui parle. (Puisque la caméra est montée contre un mur, il n’est pas nécessaire de voir à 360 degrés) Vous devez également avoir un son clair, avec une technologie de suivi des personnes, afin que les participants à distance puissent clairement entendre les conversations dans la salle. Un son clair signifie également fournir des fonctions d’annulation du bruit pour bloquer les bruits de fond, surtout pour ceux qui travaillent à distance.
2. Espace égal = opportunités égales. Les participants se sentent inhibés lorsque le locuteur occupe la plupart de l’écran tandis que les autres sont diminués sur le côté (s’ils apparaissent à l’écran). Il est plutôt recommandé d’afficher des plans rapprochés de chacun des participants dans la salle de réunion ou qui assistent virtuellement, afin de stimuler les interactions.
3. Le tableau blanc interactif facilite la collaboration. Grâce à des solutions de vidéoconférence de pointe, comme Microsoft Teams et Cisco Webex, les séances de remue-méninges sont devenues virtuelles. De plus, plusieurs de nos partenaires vendent des tableaux blancs interactifs qui peuvent aider les personnes dans la salle à collaborer avec leurs collègues à l’écran. Si vous ne voulez pas acheter un nouveau tableau, vous pouvez aussi acheter une caméra de tableau blanc comme Logitech Scribe qui vous permet de diffuser votre tableau blanc physique dans les réunions vidéo.
Espaces de réunion de toutes les formes et tailles
Vous connaissez peut-être la « règle de deux pizzas », qui a été attribuée à Jeff Bezos : n’invitez jamais à une réunion plus de gens que vous pouvez en nourrir avec deux pizzas (grande taille). Cette réflexion entraîne une tendance de reconception des espaces de réunion, des « coins de réunion » pour petits groupes de trois ou quatre personnes aux salles de taille moyenne pouvant recevoir 10 à 12 personnes. Naturellement, ces espaces sont également dotés de leurs propres besoins en matériel de collaboration, et nos partenaires offrent une gamme d’appareils qui peuvent vous aider à équiper correctement chaque espace. Plusieurs de ces solutions, comme la ligne ThinkSmart de Lenovo, sont certifiées pour Microsoft Teams et Zoom, de sorte que votre logiciel de collaboration y est déjà intégré.
Il existe même des solutions de salle de réunion portative, comme les ensembles Meet Anywhere de Jabra, qui offrent aux télétravailleurs un environnement professionnel où qu’ils soient.
Trouver les bonnes solutions pour salles de réunion auprès de CDW et de nos partenaires
Chez CDW, nous savons que les bons outils de collaboration pour accroître la productivité et l’engagement des employés sont essentiels à la réussite de l’entreprise. C’est pourquoi nous nous associons à des marques de pointe, notamment Cisco, HP, Jabra, Lenovo, Logitech, Microsoft et Poly, pour vous aider à créer vos nouveaux espaces de réunion améliorés.
Par exemple, nos partenaires chez HP et Poly ont récemment commencé à fonctionner sous une même entreprise, ce qui peut contribuer à améliorer l’expérience audio, vidéo et vocale dans les salles de réunion et les solutions de travail à distance. L’expertise de CDW avec HP, Poly et d’autres fournisseurs d’outils de collaboration de premier plan peut vous aider à trouver la bonne technologie, quels que soient vos besoins futurs.