5 façons dont la transformation numérique peut vous épargner du temps et de l’argent

Selon Wael Abdelmagied, directeur du développement commercial chez CDW Canada spécialisé dans Microsoft Office 365, l’un des changements les plus profonds en milieu de travail a été le lancement de Microsoft Teams.

« Avant Microsoft Teams, nous utilisions Skype for Business, qui a été positionné pour le clavardage interne, la communication et parfois comme système d’appel », affirme Abdelmagied. « Mais Microsoft Teams est un outil de collaboration. Vous pouvez créer d’énormes projets, des documents aux courriels, en passant par des présentations et des feuilles de calcul Excel. »

Remu fait également l’éloge des fonctions de collaboration dans Teams, en soulignant qu’avec tout le contenu stocké dans le nuage, plusieurs membres de l’équipe peuvent modifier des documents en même temps, ce qui permet d’avoir des commentaires instantanés.

« Je compile beaucoup de statistiques et j’ai souvent besoin d’aide de la part de mes collègues pour les examiner », affirme Remu. « Avec Teams, je peux créer un document, le partager avec mes collègues, obtenir leurs commentaires et consulter leurs mises à jour en temps réel. »

L’une des plus grandes dépenses de l’entreprise est souvent l’infrastructure. Abdelmagied se souvient des clients qui achètent des serveurs installés sur place avec 100 Go d’espace de stockage pour le courriel et qui doivent consacrer beaucoup de temps à archiver lorsque ces serveurs sont pleins.

Aujourd’hui, le stockage de courriels est un logiciel en tant que service (SaaS, « Software as a Service ») en nuage avec les clients Microsoft 365, qui paient uniquement pour le logiciel et les données dont ils ont besoin. Et cela va bien au-delà des courriels.

« Si vous êtes une grande entreprise et que vous cherchez la crème de la crème de tous les logiciels disponibles, ce sera certainement plus coûteux, » dit Abdelmagied. « Mais si vous êtes une petite entreprise, vous n’avez pas besoin de toutes les fonctions de sécurité, de conformité et de stockage. Vous pouvez obtenir un forfait de base avec une petite boîte vocale à 5 $ par employé et cela devrait suffire. »

Un autre avantage, note Remu, est que les services dans le nuage permettent aux entreprises d’élargir leurs capacités à mesure qu’elles grandissent.

« Autrefois, de nombreux clients surchargeaient leur infrastructure sur place. Tant que ces capacités excédentaires n’étaient pas exploitées, un actif immobilisé sous-utilisé et en cours de dépréciation restait là », dit Remu. « Aujourd’hui, nous pouvons construire toute cette infrastructure dans le nuage. Au fur et à mesure que l’empreinte s’accroît, il devient plus facile et plus abordable de s’agrandir car nous payons seulement pour ce que nous consommons. »

Un autre avantage des outils numériques modernes est que bon nombre d’entre eux intègrent l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine, automatisant ainsi les tâches chronophages et libérant les employés qui peuvent dès lors se concentrer sur des missions plus créatives.

Ici aussi, Abdelmagied cite les avantages de Microsoft Teams, qui reposent sur un robot conversationnel alimenté par IA que les employés peuvent utiliser pour établir facilement des liens avec n’importe qui dans leur organisation en fonction de leur nom, de leur position ou de leur domaine d’expertise. Il intègre également le traitement de la langue naturelle servant à transcrire les réunions (une fonction qui a rendu l'écriture de cette histoire beaucoup, beaucoup plus facile qu'elle n'aurait pu l'être autrement).

Microsoft 365 comprend également MyAnalytics, un service alimenté par l’apprentissage machine qui numérise automatiquement les calendriers, les courriels et les tâches, en envoyant des mises à jour aux employés pour les aider à planifier leur journée de travail, que ce soit en préparant des réunions, en réservant du temps pour se concentrer sur des tâches précises ou en leur rappelant les demandes à traiter.

La meilleure valeur de la technologie, indique Abdelmagied, est destinée aux gestionnaires qui peuvent utiliser MyAnalytics pour extraire des renseignements sur la performance de leur équipe.

« Si vous gérez une dizaine ou une vingtaine d’employés, il peut être difficile de savoir ce que chacun a fait au cours de la dernière semaine ou même du dernier mois », dit-il. « Toutefois, MyAnalytics peut vous donner un aperçu des performances de votre équipe, des faiblesses, des priorités et des ressources. »

Comme il y a plus de travail que jamais effectué par voie numérique, la cybersécurité est un enjeu, que votre organisation ait mis en œuvre ou non une stratégie officielle de transformation numérique. Selon Palo Alto Networks, l’organisation canadienne moyenne qui a été victime d’un rançongiciel a payé plus de 450 000 $ canadiens l’an dernier. Les bonnes mesures de sécurité peuvent non seulement offrir la tranquillité d’esprit, mais aussi des économies à long terme.

Heureusement, comme Remu le souligne, un autre avantage du nuage en plus de ses réductions de coûts est la sécurité sous-jacente intégrée aux plateformes SaaS, dont beaucoup exigent que les employés utilisent des outils d’authentification multifacteurs comme Microsoft Identity pour se connecter à leurs appareils et intégrent des logiciels comme Microsoft Defender pour Office 365 pour protéger les renseignements qui y sont stockés.

« Une entreprise comme Microsoft, qui fournit toutes ces capacités aux employés, veut qu’ils se sentent sécurisés, peu importe l’environnement dans lequel ils se trouvent », affirme Remu. « Les données d’une entreprise représentent son actif le plus important après ses employés. Les employés doivent savoir qu’en plus d’avoir la souplesse nécessaire pour travailler de n’importe où, leurs données demeurent en sécurité. »

Ce qui est peut-être le plus important, c’est que SaaS est avant tout un service, souvent fourni par des experts comme CDW qui sont expérimentés dans le soutien de milliers d’entreprises, et par des équipes accomplies qui peuvent expliquer comment tirer profit d’une licence donnée.

« D’après notre expérience, lorsque les clients achètent ces licences par eux-mêmes, ils accèdent à toutes sortes d’outils et d’options de productivité qui pourraient les aider à tirer le meilleur parti de leur achat mais qu’ils ignorent simplement », dit Remu. « Par exemple, nous connaissons tous les produits de Microsoft et comment adapter leurs solutions pour tous, d’une petite entreprise à une grande entreprise. Notre vaste connaissance est inégalée, car nous sommes de très solides partenaires de centaines d’entreprises. »

Et surtout, il n’y a pas de coûts supplémentaires associés à l’expertise de CDW. Une fois qu’un client a intégré le logiciel choisi à son flux de travail, nos équipes client sont ravies de lui expliquer comment tirer parti de chaque fonction disponible, ce qui permet au client et à ses employés de gagner du temps et de l’argent.