20 septembre 2022

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5 min

Tout ce que vous devez savoir à propos de la vidéoconférence

Trouvez les meilleures solutions de vidéoconférence pour votre organisation chez CDW. Nos solutions complètes comprennent le logiciel, le matériel et l’équipement de conférence.

Expert CDW

Personne clavardant lors d’un appel vidéo, assise sur une table en bois à l’intérieur d’un espace résidentiel moderne.

La vidéoconférence caractérise la vie des entreprises canadiennes depuis de nombreuses années. Néanmoins, il aura fallu attendre la pandémie de COVID-19 pour que les solutions de vidéoconférence deviennent omniprésentes. La vidéoconférence fait désormais partie intégrante de la vie professionnelle. Elle est utilisée pour les réunions individuelles, les réunions de groupe et les présentations d’entreprise. La vidéoconférence est également courante dans de nombreuses autres sphères, y compris l’éducation, la santé et les services publics. 

Bien qu’il soit possible d’utiliser gratuitement des solutions standard pour les appels vidéo simples, afin de profiter pleinement de la vidéoconférence, il est préférable d’investir dans un logiciel complet de conférence et de collaboration et de choisir le matériel de vidéoconférence approprié. De cette façon, vous pourrez surmonter les limites des solutions d’appel vidéo pour les consommateurs, améliorer la collaboration des effectifs et faciliter le travail hybride.

Le travail hybride est promis à un bel avenir

Les Canadiens ont adopté le télétravail pendant la pandémie. Le télétravail a permis de mieux gérer l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, d’améliorer la productivité et de réduire les coûts de déplacement. Les entreprises le reconnaissent. Bien qu’elles encouragent les employés à revenir au bureau, la plupart d’entre elles acceptent le travail hybride et autorisent leurs employés à travailler à distance une partie de la semaine. Cette approche est là pour de bon. 

Types de vidéoconférence

Comme pour les réunions en personne, il existe différentes vidéoconférences. Celles-ci comprennent :

Réunions vidéo individuelles : Le remplacement d’une réunion physique ou d’un appel téléphonique par des appels vidéo améliore l’interaction avec les appelants et offre des avantages semblables à ceux d’une réunion en personne.

Réunions d’équipe : Participation de petites équipes locales et éloignées à des réunions d’équipe planifiées et ponctuelles qui permettent à tout le monde de participer et de rester concentré.

Appels vidéo externes : Le remplacement des réunions en personne par des rencontres avec les clients et les fournisseurs permet de gagner du temps tout en offrant les avantages d’une interaction améliorée.

Grandes réunions : Les solutions de vidéoconférence facilitent les réunions à distance et les réunions d’entreprise, ce qui permet aux participants éloignés d’y participer pleinement.

Conférences et webinaires : Bien qu’ils ressemblent à de grandes réunions, les conférences et les webinaires limitent souvent la participation de l’auditoire aux messageries instantanées et aux questions, ce qui permet aux conférenciers de contrôler les réunions. 

Exigences générales relatives aux vidéoconférences

Le logiciel et le matériel utilisés pour le système de vidéoconférence doivent fournir une interaction et un engagement efficaces. Cela comprend de nombreuses facettes, notamment :

  • Qualité vidéo
  • Qualité audio
  • Bande passante
  • Facilité d’utilisation
  • Collaboration

Vous avez besoin de tous ces éléments pour tenir une réunion réussie et constructive. Les préoccupations telles que la difficulté à se joindre à une réunion, une mauvaise qualité vidéo et un son trop faible ou déformé peuvent perturber les réunions et limiter l’engagement constructif. 

Logiciels et solutions de vidéoconférence

Un bon point de départ est une solution logicielle de vidéoconférence appropriée. Tout en exigeant un certain investissement initial, les solutions logicielles de vidéoconférence fournies par le fournisseur de solutions offrent une meilleure qualité audio/vidéo et facilitent la collaboration. En règle générale, les solutions de conférence Web intègrent des outils qui permettent aux administrateurs d’organiser et de gérer les appels vidéo. Celles-ci comprennent :

  • Tableaux blancs électroniques
  • Outils de clavardage
  • Partage de fichiers
  • Collaboration
  • Partage d’écran
  • Intégration des applications
  • Enregistrement de sessions

Équipement et matériel de vidéoconférence

Bien que la conférence de bureau à bureau puisse suffire pour les réunions individuelles, tout ce qui implique plus de deux participants fonctionne mieux avec un système de vidéoconférence matériel approprié.

Systèmes de vidéoconférence

Un système de vidéoconférence est un contrôleur de vidéoconférence modulaire pour gérer les sessions. Exemples : trousses de conférence WebEx® de Cisco®. Les fonctions comprennent des caméras intégrées avec une vue intelligente qui cadrent et suivent les conférenciers, ainsi que des capacités de reconnaissance faciale et d’identification des participants. Le système de vidéoconférence Logitech® est légèrement différent dans la mesure où les trousses comprennent une vidéo et un équipement compatibles gérés par un petit hub de table. Dans les deux cas, des solutions existent pour les salles de réunions ponctuelles et les salles de réunion statiques plus grandes. Une autre solution concerne ThinkSmart™ de Lenovo® qui intègre un concentrateur (hub) et un périphérique de saisie vidéo pour les petites réunions.

Systèmes de caméra

Une bonne qualité vidéo est une condition préalable pour réussir une vidéoconférence. En général, cela suppose une caméra haute définition (1080p), tandis que les caméras UHD (4K) conviennent mieux aux grands écrans. Les facteurs à considérer sont la définition, le rendu des couleurs, le faible bruit et la plage dynamique. Les caméras vidéo intelligentes permettent une participation naturelle, car elles peuvent se verrouiller sur les haut-parleurs tout en donnant une vue complète de la salle de réunion. La plupart des systèmes de vidéoconférence gèrent automatiquement la bande passante en utilisant des méthodes de codage efficaces. Les options des caméras comprennent les caméras de bureau Cisco Webex, les caméras HD intégrées dans le matériel de vidéoconférence, les caméras de conférence tierces de Huddly GO et les Webcams de Logitech.

Systèmes audio

Peu importe le type de périphérique de vidéoconférence que vous utilisez, vous avez besoin d’un système audio de vidéoconférence clair et satisfaisant. Selon l’emplacement et la taille, différentes options pourraient convenir. Il est préférable que chaque participant dispose d’un casque d’écoute. L’utilisation d’un casque d’écoute assure un son de grande qualité sans risque de rétroaction sur un microphone et des haut-parleurs. Un casque d’écoute limite également la quantité de bruit de fond projetée dans la vidéo, ce qui permet à tout le monde de vous entendre. Les casques de vidéoconférence sont offerts en configurations câblées et sans fil à partir d’une variété de marques populaires, dont Jabra, Logitech, Poly et Cisco.

Une autre option consiste à utiliser un microphone ou un microphone et des haut-parleurs communs à proximité. Cependant, la conception acoustique et l’ameublement des salles de réunion peuvent affecter la qualité audio. Envisagez d’utiliser des microphones anti-bruit qui réduisent le bruit extérieur. Dans des situations cruciales, vous pourriez avoir besoin de conseils professionnels sur la sélection et la disposition des microphones. Autre point à garder à l’esprit : la disposition des conférenciers.

Écrans

Bien que les écrans de bureau soient généralement suffisants pour les réunions individuelles, les écrans à montage mural conviennent mieux aux réunions de groupe et aux réunions plus importantes. Un grand écran favorise un sentiment d’unité. Points à considérer :

  • Angle de visualisation large
  • Écran haute résolution
  • Luminosité de l’écran

Au fur et à mesure que le travail hybride se normalise dans le paysage professionnel canadien, il est essentiel de considérer et d’évaluer attentivement les options vidéoconférence pour déterminer le système répondant à vos besoins. Votre gestionnaire de compte CDW peut vous aider à évaluer les solutions de vidéoconférence et faciliter la sélection et la mise en service des équipements.