Technologie de travail hybride : Adaptation à la nouvelle réalité

La différence la plus importante entre le travail à distance et le travail hybride est la nécessité d’offrir du travail à domicile et au bureau et de prendre des mesures d’adaptation à cet égard. Cela implique une stratégie plus vaste que le télétravail, où les employés n’ont qu’à apporter leur équipement de bureau à la maison.  

Voici quelques questions à considérer :

• Achetez-vous d’autres équipements de bureau ou achetez-vous des équipements portables?
• Les employés conservent-ils leur poste de travail au bureau ou l’espace de bureau est-il partagé?
• Le temps de bureau est-il réservé uniquement aux interactions de groupe, comme les réunions de groupe et individuelles, ou à toutes les activités de travail?

Les réponses à ces questions ont une incidence importante sur la façon dont vous aménagez les horaires de travail des employés et sur l’équipement technologique pour le travail à distance destiné aux employés travaillant à domicile et au bureau.  

Grâce aux expériences de travail à distance, la plupart des organisations ont élaboré des stratégies pour gérer le personnel à distance. Cependant, vous devez passer en revue les politiques afin de préparer votre main-d’œuvre à travailler de façon hybride. Cela peut comprendre l’évaluation minutieuse de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, ainsi que l’élaboration de moyens pour assurer la vidéoconférence et les surcharges de courriels couramment vécues pendant l’ère de travail à distance.

Il est essentiel de développer un nouvel ensemble de politiques et de procédures pour le travail hybride. Elles devraient définir qui est admissible au travail hybride, le moment où chaque employé doit être au bureau et quel sont les moments où il est prévu que l’employé travaille à distance. Les points à considérer comprennent la façon dont vous allez gérer les employés, les heures de base où ils devraient être disponibles pour des réunions virtuelles, de même que le degré de souplesse des employés dans la détermination des heures de travail et des présences au bureau.

Si vous souhaitez créer des effectifs cohésifs, il est essentiel de gérer les attentes individuelles et d’équipe. Les aspects importants comprennent la gestion du temps et le maintien des interactions avec l’équipe. Une bonne façon de gérer le temps et l’emplacement de l’employé est d’utiliser des calendriers de collaboration. Chaque membre de l’équipe publie son horaire de travail pour la semaine à venir. Cela permet à tous les membres de l’équipe de planifier des interactions et des réunions. Plus important encore, tout le monde sait où se trouvent les autres membres de l’équipe.

Un aspect crucial du travail hybride consiste à mettre en œuvre une forme de logiciel d’équipe afin que les personnes puissent communiquer facilement avec les autres au moyen de la messagerie instantanée, et des appels vocaux et vidéo. Il est essentiel de gérer attentivement les réunions impromptues et de vous assurer d’inclure les employés pertinents qui travaillent de la maison. Pour ce faire, un lieu de réunion avec des installations de conférence peut être prévu, mais il est aussi possible d’inciter chaque membre de l’équipe à se joindre à la réunion impromptue depuis leurs ordinateurs.

Plutôt que d’utiliser un éventail d’outils visant à faciliter le travail hybride, une solution transparente serait d’utiliser une plateforme améliorant l’expérience des employés, laquelle permettrait une interaction facile avec l’équipe. Voici quelques éléments utiles à retenir :

• Messagerie instantanée
• Appels vocaux
• Appels vidéo flexibles
• Outils de communication synchrones et asynchrones

Le travail à distance a mis en évidence les limites des solutions traditionnelles comme :

• Logiciel mis en silo
• Logiciel sur place
• Mauvaise intégration du système

Alors que vous passez à l’ère du travail hybride, maintenant est peut-être le bon moment pour reconsidérer les solutions classiques et mettre en œuvre une technologie qui facilite le travail hybride. Bon nombre de solutions technologiques de travail à distance existantes fonctionnent aussi bien que la technologie de travail hybride. Les trois principaux points à considérer sont les logiciels, l’accès Internet et le matériel.

Recherchez un logiciel compatible avec le travail hybride, mais n’oubliez pas que tous les changements doivent être compatibles avec les solutions logicielles existantes. Concentrez-vous sur les applications d’affaires qui intègrent les systèmes de l’entreprise disparates et qui offrent une vue unique et transparente dans tous les systèmes. De plus, évaluez les avantages et les inconvénients de rester avec des solutions sur place, de passer au nuage ou d’adopter une technologie en nuage hybride.

Un avantage important de la technologie en nuage est sa connectivité transparente à partir de pratiquement n’importe où, ce qui évite le besoin de réseau privé virtuel (RPV) distant complexe. Il vous permet de configurer des réseaux étendus définis par logiciel (SD-WAN) plus simplement. Une autre considération clé est de rehausser le niveau de cybersécurité des ordinateurs d’accès à distance, surtout si les employés utilisent leurs propres appareils. Dans ces cas, vous devriez envisager les systèmes de sécurité à vérification systématique, qui améliorent la sécurité en exigeant l’authentification et l’autorisation des utilisateurs et des appareils.

À moins que vous ne disposiez déjà d’une solution d’équipe, envisagez des solutions de communication et de vidéoconférence comme Webex de Cisco, Zoom®, Microsoft Teams® ou autres outils de communication qui aident les équipes hybrides à communiquer et à rester en contact les unes avec les autres.

Bien que la plupart des Canadiens bénéficient d’un bon accès Internet, il est important de tenir compte des coûts de la bande passante et des données. La vidéoconférence haute définition utilise des quantités importantes de données et, à moins que les utilisateurs ne souscrivent à des forfaits de données illimités, les coûts peuvent être un facteur limitatif. Cela s’applique particulièrement à ceux qui utilisent des forfaits de données 4G pour le travail à distance. Toute stratégie de travail hybride doit tenir compte de ces facteurs et rembourser les employés pour les coûts engagés ou, le cas échéant, envisager l’installation de routeurs d’entreprise pour les employés.

Les accommodements qui découlent du travail hybride signifient que les employés doivent équiper deux bureaux : un à domicile et un au travail. Bien que les exigences de chacun diffèrent selon le travail effectué, la situation idéale est que le bureau à domicile dispose de la même fonctionnalité que le bureau au travail. Voici certains aspects à considérer :

• Ordinateur portable : Les ordinateurs portatifs devraient offrir les capacités suffisantes pour effectuer le type de travail requis. Des ordinateurs portatifs d’affaires comme le HP ProBook ou le Dell™ Latitude™ suffiraient pour la plupart des applications, tandis que des modèles de spécification plus élevés comme le Dell XPS™ et le Microsoft® Surface™ Laptop Studio sont mieux adaptés à la création de contenus et à la conception graphique. Un deuxième chargeur pour ordinateur portatif simplifie les recharges.
• Concentrateur USB-C® : De nombreux ordinateurs portatifs ont relativement peu de ports, donc les concentrateurs USB-C® ou les stations d’accueil sont essentiels pour relier les périphériques comme les moniteurs externes, les claviers et les périphériques de stockage.
• Moniteur externe : Si les employés travaillent avec plusieurs onglets et applications, un moniteur externe augmente l’espace de travail. De plus, l'écran plus grand facilite la lecture des documents et des feuilles de calcul. Les facteurs à considérer sont, entre autres, la définition, la taille et l’angle de visionnement.
• Imprimante multifonction : Bien qu’un bureau sans papier soit idéal, les employés hybrides ont généralement besoin d’imprimantes. Au lieu d’une imprimante ordinaire, envisagez une imprimante multifonction, car elle offre des capacités supplémentaires pour le bureau à domicile, comme la numérisation, la copie et la télécopie.
• Webcaméra et casques d’écoute : Si vos employés participent fréquemment à des vidéoconférences, ils ont besoin d’une bonne webcaméra HD qui offre une meilleure qualité d’image que les webcaméras portatives intégrées. De plus, un casque stéréo de bonne qualité leur permet de participer pleinement à la conversation en annulant les bruits indésirables et en améliorant la qualité du son.
• Accessoires : Les autres accessoires dont ils pourraient avoir besoin comprennent un sac de voyage et des câbles, ainsi qu’un clavier et une souris externes.  

Au moment d’installer un environnement de travail hybride, il n’y a pas de solution idéale. Chaque solution de travail hybride est différente et la bonne réponse dépend de votre niveau actuel de technologie, du type de travail effectué et de votre main-d’œuvre hybride. Chez CDW, nous avons une longue expérience dans l’orchestration du droit à la technologie de travail à distance. Nos experts chevronnés en télétravail sont prêts à vous aider à passer en douceur à la nouvelle réalité du travail hybride.