La façon dont la technologie donne un avantage à Seneca en éducation

L’interaction entre les étudiants et la technologie de Seneca commence avant même qu’ils ne s’inscrivent aux cours. Par exemple, lors d’une récente compétition de compétences en Ontario, Seneca a suspendu quatre grands écrans ACL au-dessus du kiosque de l’école, non pour montrer aux étudiants potentiels des renseignements sur l’école, mais pour jouer le populaire jeu en ligne Fortnite. « Chaque étudiant qui a vu les écrans est venu à notre kiosque », a rappelé M. Shum. « C’était une utilisation exceptionnelle de la technologie qui signifiait : ‘Hé, nous ne sommes pas une école standard’. »

Il est essentiel pour Seneca d’attirer des étudiants potentiels parce que les établissements postsecondaires font concurrence à un bassin limité de candidats. En utilisant des outils logiciels de pointe comme Eloqua et Salesforce, Seneca a développé des flux de travail automatisés et des intégrations pour capturer et nourrir les pistes d’étudiants potentiels. Elle utilise également un robot conversationnel sur son site Web pour parler aux étudiants potentiels – en plus de 100 langues. Les étudiants potentiels qui cherchent des renseignements sur le processus d’inscription peuvent poser une question et le robot conversationnel répondra en fonction de sa base de données croissante de plus de 1 000 articles axés sur les connaissances.

Un autre outil utilisé par Seneca pour se distinguer au Salon de l'information est la réalité virtuelle. Elle a utilisé des caméras à 360 degrés pour enregistrer son campus principal et ensuite offrir des visites virtuelles aux étudiants potentiels au Salon à l’aide de lunettes de réalité virtuelle. « Nous avons été les premiers à utiliser les lunettes au Salon », a indiqué M. Shum. « D’autres établissements postsecondaires se sont rendus à notre kiosque pour se renseigner sur la technologie. Nous avons ensuite commencé à remarquer que d'autres écoles utilisaient les technologies de lunettes de réalité virtuelle lors d'autres salons professionnels. »

La visite virtuelle a également attiré l’attention du département international de l’école, qui a demandé à l’équipe des TI d’acheter plus de lunettes qui pourraient être envoyées à l'étranger pour aider à recruter des étudiants internationaux.

Une fois que les élèves commencent à interagir avec Seneca, que ce soit lors d'un salon professionnel ou en ligne, l'école utilise la technologie pour leur offrir plus d'informations. « Lorsqu’ils commencent à poser des questions sur l’école, leurs renseignements sont consignés dans un outil de gestion de la relation client (GRC) et un dossier est généré avec tous les renseignements de contact disponibles, s’ils donnent leur consentement », dit M. Shum. « Ainsi, s’ils viennent à d’autres événements, nous pouvons faire un suivi avec eux pour nous assurer qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin. »

L’objectif principal de l’adoption technologique de Seneca est de rendre l’expérience éducative aussi agréable que possible pour les étudiants. L'idéal serait que l'école recherche des solutions intuitives et engageantes pour les étudiants et pouvant être réitérées dans d'autres programmes ou campus.

« Notre plan stratégique met en avant l'importance du leadership par l'excellence en mettant l’accent sur la qualité, l’innovation dans l’enseignement et l’apprentissage et la détermination à s’améliorer continuellement », a déclaré Radha Krishnan, vice-présidente adjointe des services d’information chez Seneca. « Nous mettons actuellement en œuvre une stratégie numérique pluriannuelle qui s’harmonise bien avec notre plan stratégique et, une fois pleinement mise en œuvre, transformera l’expérience de nos étudiants et de nos employés. Le déploiement d’un réseau Wi-Fi 6 est une étape importante dans la réalisation de nos initiatives de stratégie numérique. »

La diffusion en continu est une autre technologie qui a aidé à transformer la façon dont Seneca livre ses documents de cours. « Par le passé, les étudiants devaient se rendre dans un laboratoire ou une salle spécifique pour accéder à un logiciel particulier », a indiqué M. Shum. « Aujourd’hui, avec la diffusion en continu, ce logiciel peut être livré n’importe où, même au domicile d'un étudiant. »

Les tablettes changent également l’expérience en classe. Comme M. Shum l’a expliqué, le cours de certificat de services de vol de Seneca comportait auparavant un manuel de vol de 500 pages pour aider à former les étudiants. Comme les compagnies aériennes n’utilisent plus de manuels de vol en copie papier et sont passées à des iPads, Seneca a également opté pour les iPads. « Nous avons acheté des iPads auprès de CDW Canada et avons travaillé avec l’éditeur du manuel de vol pour convertir le manuel en une copie électronique accessible sur l’iPad, qui est gérée de façon sécuritaire par notre logiciel EMM », a déclaré M. Shum.  « Aujourd’hui, les iPads sont obligatoires pour tous ceux qui suivent ce cours, mais nous avons également des iPads sur place pour que les étudiants puissent accéder au matériel dont ils ont besoin s’ils oublient leur iPad à la maison. »

La technologie aide également Seneca à rendre ses professeurs et son personnel administratif plus mobiles, remplaçant les ordinateurs de bureau traditionnels par des ordinateurs portables Lenovo. L’un des plus importants projets technologiques de l’école est son projet annuel d’actualisation des appareils mobiles des employés, qui voit le service des TI actualiser environ 200 ordinateurs portables. 

L’équipe TI travaille en étroite collaboration avec CDW Canada et Lenovo sur le projet. L’école fournit une image du système d’exploitation de ses ordinateurs portables à CDW Canada et Lenovo, en s’assurant que chaque ordinateur portable est configuré exactement comme le veut Seneca lorsqu’il est livré. Le projet est en place depuis plus de cinq ans et permet à l’équipe de gagner beaucoup de temps et d’efforts.

« CDW a rendu le processus de transition d'un ordinateur de bureau à un ordinateur portable transparent pour notre personnel administratif », a déclaré Jason Cousins, directeur, soutien technique et technologie interactive. « Ils ont travaillé en étroite collaboration avec nous pour s'assurer que nous sélectionnions les bons ordinateurs portables pour répondre à nos besoins et qu'ils étaient imagés en usine et livrés directement. Cela a rendu le processus de déploiement fluide. »

Le matériel, le logiciel et les capteurs permettent à Seneca de construire un campus plus intelligent et plus efficace qui facilite la vie des étudiants, mais qui leur permet également de réaliser des économies.

En classe, des capteurs de présence sont testés et installés pour aider à gérer l’efficacité énergétique et la consommation d’énergie. Les capteurs seront programmés pour détecter lorsqu’une salle de classe est vide et pour éteindre tout appareil dans la pièce. Cela permettra à Seneca de prolonger la durée de vie de sa technologie, comme les ordinateurs et les projecteurs, et d’économiser sur les coûts d’électricité.

D’autres économies d’énergie seront générées par des solutions d’éclairage intelligentes. Fonctionnant selon un principe similaire, l’éclairage s'atténuerait ou s'éteindrait si une pièce est inoccupée pendant un certain temps, ce qui prolongerait la durée de vie du système d’éclairage et réduirait la consommation électrique.

De plus, l’école a testé des capteurs de présence dans les toilettes qui avertissent un gardien lorsqu’elles doivent être nettoyées en fonction du nombre de personnes qui sont entrées et sont sorties des toilettes. Seneca explore également les capacités des capteurs pour aider à contrôler le chauffage et la climatisation dans les bâtiments, à détecter les températures et à déterminer quand les systèmes peuvent être éteints en fonction de l’heure de la journée et à surveiller les niveaux des poubelles et à fournir des notifications lorsqu’elles doivent être vidées en fonction de leur poids.

« Nous voulons offrir aux étudiants un environnement sain », a déclaré M. Shum. « Avoir un air propre et sain et des températures confortables et stables en fait une grande partie. »

Seneca utilise souvent l’Ontario Education Collaborative Marketplace (OECM) pour acheter du matériel et des logiciels. L'OECM est un partenaire d’approvisionnement collaboratif à but non lucratif et de confiance pour le secteur de l’éducation de l’Ontario, le secteur public en général et d’autres organismes à but non lucratif. Ils concluent des contrats avec des fournisseurs novateurs et réputés afin d'offrir un choix complet de produits et de services de qualité et générer des économies importantes pour leurs clients.

« Ils font beaucoup du travail de fond important en RFP (Request for proposal) pour nous », a déclaré M. Shum. « Par exemple, si nous voulons acheter des écrans numériques, nous pouvons simplement saisir ce terme dans le marché OECM et il nous montrera quels produits sont disponibles, ainsi que les prix, le soutien et les conditions de garantie. »

En utilisant les ententes d’OECM, CDW peut se concentrer sur les besoins individuels des clients et fournir des solutions qui génèrent des économies et réduisent le temps et les efforts liés aux solutions d’approvisionnement.  CDW est actuellement associé à OECM en vertu de quatre ententes liées à la technologie, notamment :

• Produits de licence de logiciel et services connexes
• Affichage numérique et tableaux de bord
• Appareils et services informatiques pour utilisateurs finaux
• Services professionnels en TI

Avec l’acquisition et l’intégration de Scalar Decisions Inc. (maintenant CDW Canada), cela ajoute un cinquième accord OECM à la disposition des clients : l'évaluation des vulnérabilités et services d’essais de pénétration informatiques.

Grâce à ces quatre contrats attribués, Seneca a augmenté son efficacité en accélérant ses processus d’approvisionnement et en bénéficiant de l’expertise et du soutien techniques de CDW. « Le partenariat avec CDW a été extrêmement précieux. Ils comprennent notre activité et les besoins particuliers de nos utilisateurs et travaillent fort pour s'assurer que nous respectons nos livrables », a déclaré M. Cousins. « Parfois, il est nécessaire de sortir des sentiers battus pour résoudre des problèmes complexes et l’équipe de CDW s’est montrée extrêmement accommodante avec nos demandes. »