Guide de configuration de vidéoconférence

Maintenant plus que jamais, la vidéoconférence s’impose dans tous les secteurs. Que vous travailliez à domicile ou que vous coordonniez plusieurs sites, il est essentiel de tenir une vidéoconférence de qualité pour assurer les opérations commerciales. De nombreuses plateformes prennent en charge la vidéoconférence. Cependant, tous les systèmes ont des exigences similaires quant à l’équipement et la configuration. Si vous en apprenez davantage sur cet équipement et sur son mode d’utilisation, vous pouvez organiser des vidéoconférences de qualité qui mettront l’accent sur le sujet et non sur des questions techniques. Ce guide de configuration de la vidéoconférence vous indiquera tout ce que vous devez savoir.

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Équipement de vidéoconférence essentiel

Bien qu’il puisse y avoir des différences entre les plateformes de conférence, l’équipement requis demeure identique. Pour tenir une vidéoconférence réussie, vous aurez besoin d’une caméra, d’un microphone, d’un haut-parleur ou d’un casque d’écoute, et d’une connexion Internet qui peut prendre en charge la communication vidéo bidirectionnelle.

Certains appareils peuvent combiner l’équipement, comme un casque d’écoute avec un microphone intégré ou une caméra spécifique à la conférence avec un microphone et des haut-parleurs. Déterminez exactement comment participer à la vidéoconférence et vous pourrez utiliser l’un de ces dispositifs hybrides. Pour sélectionner l’équipement de vidéoconférence, n’oubliez pas de penser à d’autres facteurs comme le nombre de personnes utilisant un ordinateur ou le nombre de personnes participant à un appel. Vous trouverez ci-dessous une liste des équipements de vidéoconférence essentiels et des détails sur chaque catégorie.

Microphone

Lorsque vous recherchez un microphone pour la vidéoconférence, vous pouvez choisir entre deux catégories principales : les microphones dédiés et les microphones intégrés.

• Les microphones dédiés offrent la meilleure qualité et la meilleure polyvalence. Néanmoins, ils sont plus chers et leur configuration est assez complexe.
• Les microphones intégrés sont abordables, mais de très mauvaise qualité. De nombreux ordinateurs portables sont livrés avec un microphone intégré, mais la qualité inférieure de ces appareils les rend moins souhaitables pour les environnements professionnels.

La plupart du temps, un dispositif d’enregistrement distinct et dédié offrira une expérience audio de qualité supérieure. Certaines caméras Web sont spécialement conçues pour la vidéoconférence. Ces appareils seront dotés de microphones intégrés de haute qualité capables de capter le son de plusieurs personnes ou de toute une salle de conférence.

Lors du choix d’un microphone dédié, les facteurs les plus importants à envisager sont le type de connexion et le modèle de détection. Le type de connexion indique le mode de connexion de l’appareil à votre ordinateur. Il s’agit le plus souvent d’une clé USB. Le modèle de détection est un peu plus varié. En général, vous trouverez des microphones de conférence cardioïdes ou omnidirectionnels.

• Les microphones cardioïdes enregistrent dans une direction en forme de cœur et sont parfaits pour un seul utilisateur ou pour isoler l’audio.
• Les microphones omnidirectionnels captent le son dans toutes les directions et sont conçus pour être utilisés par des groupes de nombreux utilisateurs.

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Caméra/Caméra Web

Sans caméra, une vidéoconférence n’est qu’un appel audio. L’utilisation du son uniquement pour une conférence avec plusieurs interlocuteurs peut rapidement entraîner de la confusion. Les communications vidéo permettent également d’effectuer des présentations visuelles et des réunions rapides et faciles avec de plus grands groupes. Comme les microphones, les caméras Web sont standard dans la plupart des ordinateurs portables modernes. Malheureusement, ces appareils tombent dans la même catégorie que les microphones intégrés. Une caméra Web intégrée peut fonctionner pour une seule personne. Si vous ajoutez un interlocuteur supplémentaire, la communication sera plus difficile. Les caméras Web ou les dispositifs de vidéoconférence spécialisés conviennent parfaitement aux conférences virtuelles régulières avec plusieurs parties de plusieurs interlocuteurs.

La plupart de ces appareils fonctionnent en se connectant à votre ordinateur via une clé USB et devront être sélectionnés comme dispositif de capture vidéo dans les paramètres de votre plateforme de vidéoconférence. Lors de l’achat d’une caméra pour la vidéoconférence, il est essentiel de tenir compte de la résolution, de la fréquence de trames et de la longueur du câble de l’appareil.

• La résolution vous indiquera à quel point l’image produite par l’appareil photo sera claire. La valeur 720p ou supérieure est considérée comme acceptable pour les communications professionnelles.
• La fréquence de trames détermine la fluidité des images de l’appareil photo. Elle est généralement moins importante que la résolution. Une fréquence de trames de 30 i/s (images par seconde) ou plus est largement suffisant.
• La longueur du câble est essentielle pour les systèmes de conférence en milieu de travail, car les grands groupes peuvent nécessiter des angles de caméra spécifiques ou un ordinateur plus éloigné du lieu de la conférence.

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Haut-parleurs/Casques d’écoute

Pour entendre le son durant une vidéoconférence, vous aurez besoin d’un appareil d’écoute, comme des haut-parleurs ou un casque d’écoute. Les haut-parleurs génériques peuvent causer des problèmes durant la vidéoconférence, car les microphones peuvent capter le son dupliqué et créer une réaction acoustique et d’autres problèmes pour les deux interlocuteurs. Les écouteurs ou les écouteurs-boutons sont une excellente solution, car ils isolent l’entrée audio et permettent aux microphones de capter clairement les sons sortants.

Les casques d’écoute sont excellents pour la vidéoconférence individuelle, car ils sont souvent offerts avec un microphone et des écouteurs de haute qualité. Lorsque plusieurs interlocuteurs doivent utiliser un seul ordinateur durant une vidéoconférence, les casques d’écoute deviennent une solution moins viable. L’équipement spécialisé, comme les téléphones de conférence ou les tablettes intelligentes, convient mieux à ces situations. Ces appareils sont conçus pour de plus grands groupes et dotés de la plus récente technologie de réduction des parasites et d’élimination de l’écho. Les appareils spécifiques à la vidéoconférence offrent également l’avantage d’une configuration et d’une maintenance faciles. Assurez-vous que votre plateforme de conférence est compatible avec ces appareils avant d’effectuer un achat.

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Internet

Même avec le meilleur équipement de conférence disponible, une connexion Internet irrégulière peut rendre les communications impossibles. Une connexion Internet de qualité inférieure peut entraîner des retards audio, une mauvaise qualité vidéo ou des appels rompus. Peu importe la plateforme utilisée, chacune nécessitera une connexion Internet haute vitesse. La plupart des forfaits Internet pour entreprises peuvent prendre en charge la vidéoconférence. Cependant, vous pouvez toujours vérifier auprès de votre fournisseur d’accès Internet si vous disposez des vitesses adéquates.

D’autres facteurs, comme le nombre d’utilisateurs simultanés sur le réseau ou les limites de données, peuvent également avoir un impact négatif sur la performance de la vidéoconférence. Le Wi-Fi peut causer des problèmes durant la conférence ou nécessiter des vitesses supérieures à celles d’une connexion câblée. Si la qualité est votre priorité, utilisez un câble Ethernet dans la mesure du possible. La vitesse et l’uniformité de votre service Internet déterminent en fin de compte la qualité de votre vidéoconférence.

Systèmes de vidéoconférence dédiés

Le recours à plusieurs équipements pour une vidéoconférence vous donne le plus d’options en termes de configuration. Ceci dit, leur déplacement et leur entretien peuvent être compliqués. Heureusement, un équipement de vidéoconférence dédié est disponible. Ce type de matériel est souvent offert sous forme de dispositif facile à utiliser ou d’ensemble de composants assortis. Ces appareils peuvent être plus chers, mais ils offrent une grande commodité et sont les plus rapides à configurer. N’oubliez pas de vérifier systématiquement que la plateforme choisie est compatible avec l’appareil avant de l’acheter.

Écrans intelligents

Deux types d’écrans intelligents principaux sont utilisés en vidéoconférence : moniteurs et appareils tout-en-un. Les moniteurs se connectent à un PC existant et ajoutent un écran interactif qui peut tout inclure, des caméras aux haut-parleurs et microphones. Les appareils tout-en-un fonctionnent quasiment à l’identique, mais sont intégrés à un ordinateur et tiennent lieu d’appareil autonome. Les moniteurs intelligents sont beaucoup moins chers que les systèmes tout-en-un. Ceci dit, ils peuvent être difficiles à configurer ou nécessiter des ports spécifiques. Des appareils externes, comme des caméras Web ou des microphones supplémentaires, peuvent également être ajoutés à la plupart des écrans intelligents pour en améliorer la fonctionnalité.

Téléphones de conférence

Bien que la plupart des téléphones de conférence ne prennent pas en charge la vidéo, ils constituent d’excellents appareils pour la communication bidirectionnelle entre plusieurs groupes de personnes. Lorsqu’ils sont utilisés avec d’autres appareils, ces téléphones peuvent être configurés comme une source d’entrée et de sortie audio afin de fournir des communications audio de haute qualité pour toute vidéoconférence.

Systèmes de vidéoconférence

Lorsqu’il s’agit de réaliser des vidéoconférences régulièrement entre plusieurs personnes, la solution la plus sophistiquée est un système de vidéoconférence dédié. Ces appareils fournissent tout l’équipement nécessaire, y compris l’ordinateur, nécessaire à une vidéoconférence de la plus haute qualité. Les systèmes de conférence dédiés peuvent être assez coûteux. Ils peuvent nécessiter une plateforme ou un service spécifique pour fonctionner. Il est donc préférable de déterminer tous vos besoins avant d’examiner ces appareils.

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Configuration de votre vidéoconférence

La bataille est à moitié gagnée si vous déterminez et étudiez l’équipement à utiliser pour un environnement de vidéoconférence. La prochaine étape consiste à configurer l’équipement de sorte que chaque dispositif fonctionne comme prévu. Cela peut varier d’une plateforme de vidéoconférence à l’autre, mais la terminologie sera uniforme tout au long du processus.

Sélection d’une source d’entrée audio

La source d’entrée audio, ou autrement dit votre microphone, est l’appareil qui capte l’audio et le transmet par votre appareil de vidéoconférence. Dans les paramètres de la plateforme choisie, ce devrait correspondre au menu déroulant qui affiche tous les appareils d’enregistrement disponibles connectés à votre ordinateur. La plupart du temps, il ne s’agit que d’un seul appareil, mais si un système est doté d’un microphone intégré, vous devrez peut-être sélectionner votre appareil externe manuellement.

Sélection d’une source de sortie audio

Vos haut-parleurs ou écouteurs correspondent à la source de sortie audio. Ce paramètre ressemble à votre source d’entrée, si ce n’est qu’il représente le type de son provenant de la vidéoconférence. Dans vos paramètres, vous devez sélectionner l’appareil souhaité comme source de sortie audio. Il est fort probable que vous disposiez de plusieurs options. Vous devrez passer des haut-parleurs par défaut à votre appareil spécifique.

Vidéo d’essai

Tout comme avec vos autres appareils dans les paramètres de la plateforme choisie, il devrait y avoir une zone dédiée pour la « Vidéo ». Dans cette section, vous trouverez toutes les caméras et caméras Web disponibles connectées à votre ordinateur. Lorsque vous sélectionnez une option pour prévisualiser ou tester la vidéo, vous devriez voir les différents appareils pendant la conférence. C’est également un excellent moyen de tester l’éclairage ou de vous assurer que le cadrage est adéquat avant le lancement d’une vidéoconférence. Si une caméra ne fonctionne pas correctement, essayez de télécharger des pilotes du fabricant ou de redémarrer votre ordinateur.

Partage d’écran

De nombreuses entreprises et organisations peuvent bénéficier d’une certaine forme de partage d’écran en vidéoconférence. Le partage d’écran permet à tous les participants d’une vidéoconférence de partager des documents, des informations ou des présentations à distance en toute facilité. La plupart des plateformes de conférence prennent en charge cette fonction, mais la configuration du partage d’écran peut nécessiter certaines modifications.

Après avoir activé un partage d’écran, vous serez invité à sélectionner une fenêtre sur votre ordinateur que vous souhaitez partager. Il peut s’agir d’un programme distinct, comme un navigateur Web ou l’affichage complet et tout son contenu. Le système en échelle est utile pour effectuer des démonstrations ou utiliser plusieurs programmes. Les écrans intelligents peuvent offrir une fonctionnalité de partage d’écran supplémentaire avec des écrans tactiles ou d’autres fonctions axées sur la présentation.

Conseils et astuces pour la vidéoconférence

• Positionnement de la caméra Web. Le positionnement de votre caméra peut faire toute la différence pour la qualité de votre vidéo. Une caméra mobile vous permettra de trouver le meilleur emplacement en fonction de l’éclairage et de la clarté d’image.
• Éclairage. Un éclairage adéquat peut faire toute la différence. Il peut vous donner un air professionnel ou vous rendre impossible à distinguer lors d’une vidéoconférence. L’ajout d’un seul appareil d’éclairage ou le positionnement près d’un éclairage naturel décent permet à votre sortie vidéo d’être aussi claire et professionnelle que possible.
• Arrière-plans. N’oubliez pas que les autres participants peuvent voir votre environnement en vidéoconférence. Un environnement propre et approprié est essentiel à toute vidéoconférence d’affaires. De nombreuses plateformes de conférence offrent des arrière-plans virtuels ou des effets de flou dans leurs paramètres.
• Ports. Compte tenu du nombre d’équipements requis pour une vidéoconférence, les ordinateurs peuvent rapidement manquer de ports. N’oubliez pas de tenir compte du nombre de connexions disponibles sur votre ordinateur avant de finaliser les achats d’équipement. Si vous avez besoin d’autres ports, c’est facile. Il vous suffit d’ajouter un concentrateur USB.

Pourquoi envisager la vidéoconférence

La vidéoconférence est devenue un lieu commun dans toutes les entreprises. Que ce soit pour communiquer de bureau à bureau ou à distance depuis votre domicile, la vidéoconférence est devenue essentielle. Certes, le choix d’équipement peut nécessiter des recherches approfondies. Mais en fin de compte, si vous en apprenez davantage sur les appareils de conférence disponibles, vous pourrez prendre des décisions d’autant plus éclairées.

Peu importe la plateforme de vidéoconférence utilisée, l’équipement requis sera le même et la configuration du système se comparable. Un espace de conférence dédié peut fournir des communications vidéo uniformes et de haute qualité. Il permet également de soulager le stress suscité par les réunions à distance.

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