9 façons dont un scanner de documents peut transformer votre bureau

Les scanneurs de documents constituent une pièce d’équipement importante dans le bureau moderne d’aujourd’hui, et cet outil pratique offre une variété d’avantages pour les entreprises. De la durabilité à la conformité, voici neuf façons dont un lecteur de documents peut améliorer votre flux de travail.

1.   Simplifier les opérations

Optimisez votre temps de gestion des documents. Les scanneurs de documents améliorent l’efficacité en réduisant le temps consacré à la gestion, à l’organisation et à l’entreposage des documents papier, ce qui vous permet d’être en mesure de réaliser des tâches plus importantes.

2.   Conserver les dossiers actuels et accessibles

Numériser des documents dans un système de gestion peut vous aider à organiser, à accéder et à mettre à jour vos dossiers facilement. Contrairement aux documents papier qui ne peuvent être consultés qu’à un seul endroit, les documents numérisés peuvent être gérés et suivis entre plusieurs emplacements et personnes.

3.   Améliorer l'efficacité

Les scanneurs de documents numérisent les dossiers, ce qui permet de trouver plus rapidement et plus facilement les informations dont vous avez besoin pour mieux servir vos clients.

4.   Réduire le risque d’erreur ou de perte

Chaque fois qu’une saisie manuelle est effectuée à partir d’un document papier, la possibilité d’une erreur humaine est introduite. Les scanneurs de documents peuvent aider à éliminer certaines des erreurs qui pourraient être commises, en réduisant les étapes et en protégeant mieux l’intégrité de vos informations.

5.   Libérer de l’espace physique

Les classeurs et le stockage de documents prennent beaucoup de place, ce qui augmente le besoin d’une entreprise en matière de superficie ainsi que les coûts associés. Les scanneurs de documents vous permettent de numériser vos dossiers, de prendre moins d’espace physique et de stocker vos renseignements les plus importants sur les ordinateurs, les lecteurs locaux et les réseaux locaux.

6.   Améliorer la sécurité

Les documents contiennent souvent des informations importantes ou sensibles. La numérisation de documents peut contribuer à accroître la sécurité des informations des clients et des employés, car vous pourrez peut-être mieux contrôler l’accès à votre réseau et à vos documents électroniques. La numérisation des documents réduit le risque que des documents physiques deviennent égarés ou volés, tandis que des mesures de sécurité de niveau entreprise peuvent aider à assurer une sécurité uniforme des données et des documents lorsqu’ils sont stockés sur des ordinateurs, des lecteurs locaux et des réseaux locaux.

7.   Respecter les règlements de conformité

Les systèmes de gestion des documents utilisent le chiffrement, le contrôle d’accès et l’authentification pour aider à améliorer la confidentialité de vos données. Cela vous permet de travailler plus facilement à satisfaire aux exigences en matière de conformité pour les lois telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi canadienne Sox (C-SOX) et autres.

8.   Intégration avec d’autres outils

Les scanneurs de documents Epson ont plus de 100 certifications logicielles, ce qui vous permet de vous intégrer à pratiquement n’importe quel système logiciel, y compris le logiciel de DME et le logiciel de comptabilité ROC.

9.   Obtenir une tranquillité d’esprit

Recherchez une marque avec des antécédents de qualité et de fiabilité. Profitez des offres d’essai gratuites pour essayer avant d’acheter. Les plans de garantie prolongée offrent une tranquillité d’esprit supplémentaire en ce qui concerne l’entretien et la couverture de votre équipement.

1. Commencer par Epson Engineering

Les scanneurs de documents Epson sont conçus dès le départ pour offrir une fiabilité exceptionnelle, testée en route. Ils sont conçus pour offrir une performance et une fiabilité élevées, y compris leur garantie limitée de remplacement rapide.

2. Compatibilité logicielle de pointe

Pour faciliter la numérisation des documents, vous devez travailler avec les meilleures applications disponibles. Epson offre des pilotes TWAIN et ISIS qui peuvent offrir une compatibilité transparente avec pratiquement tous les logiciels.

3. Choisir parmi un portefeuille primé

Avec une vaste gamme de scanneurs de documents exceptionnels, Epson offre des produits primés. Il y a une excellente raison pour laquelle les scanneurs de documents Epson continuent d'être récompensés par les principales publications de l'industrie.