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2 septembre 2021

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Pourquoi les signatures électroniques sont-elles importantes?

Découvrez l’importance des signatures, la fonction des signatures électroniques, la nature juridiquement contraignante des signatures et vos obligations après la signature d’un document.

Expert CDW

Pourquoi les signatures électroniques sont-elles importantes?

Découvrez l’importance des signatures, la fonction des signatures électroniques, la nature juridiquement contraignante des signatures et vos obligations après la signature d’un document.

Nous signons d’innombrables documents dans nos vies. Nous le faisons en personne, comme avec les reçus de carte de crédit dans les restaurants. Nous le faisons aussi par voie numérique, comme la signature de formulaires bancaires en ligne. Nous avons besoin de nos signatures pour accéder à de nombreux produits et services utilisés au quotidien.

Certaines personnes considèrent cette opération comme une formalité désuète, surtout dans les environnements à faibles enjeux comme un restaurant ou un magasin de détail. Néanmoins, les signatures juridiquement contraignantes sont indispensables dans le cas des contrats et accords professionnels. Toute personne ou entreprise signant ces documents s’engage à en respecter les conditions et à se porter responsable en cas d’incidents.

Que vous signiez des documents en personne ou par voie numérique, il est important de comprendre les types de contrats qui nécessitent une signature légale et ce qui rend une signature juridiquement contraignante. C’est d’autant plus vrai aujourd’hui, car les entreprises poursuivent leur transformation numérique, fournissent un nombre croissant de services en ligne et dépendent de plus en plus des documents électroniques.

Quel type de documents nécessite des signatures légales?

Tous les documents ne nécessitent pas une signature légale. Bien que certaines entreprises, comme les restaurants et les détaillants, demandent une signature à leurs clients pour confirmer un achat, cela sert généralement à valider leur identité plutôt que de les contraindre à des obligations spécifiques. En revanche, d’autres contrats incluent des signatures légales de chaque partie impliquée pour être juridiquement contraignantes.

Reçus et factures

Les reçus servent à détailler les biens ou services, ainsi que leur coût avant un achat. En signant et en payant un reçu, vous acceptez la liste et les frais indiqués. Les reçus sont omniprésents, que ce soit pour un achat dans un magasin de détail ou pour le paiement de carburant à la pompe.

De même, les factures énumèrent les produits et services qu’une entreprise fournira à un client. Elles consolideront une obligation pour laquelle le client paiera. Pour les petites entreprises, les factures représentent souvent le contrat qui garantit qu’une entreprise est payée pour les services offerts.

En théorie, les reçus permettent de prévenir la fraude en prouvant l’identité d’un acheteur. En pratique, ils ne sont pas fiables, surtout avec le nombre croissant de gens qui magasinent en ligne et les faibles effectifs en magasins qui prennent le temps de comparer les signatures des reçus avec celles au dos des cartes des acheteurs. Ici, au Canada, la vérification des puces et des NIP a remplacé les signatures de reçus comme preuve d’identité, cette méthode étant plus sûre et plus fiable.

Contrats

À sa forme la plus simple, un contrat est un accord juridique entre deux ou plusieurs parties liées ensemble pour remplir des obligations clairement énoncées. Dès que vous signez un contrat, vous acceptez d’agir conformément aux droits et obligations qu’il précise. Les contrats oraux sont également contraignants sur le plan technique. Ceci dit, la plupart des gens choisissent de rédiger des contrats pour s’assurer que leurs intérêts sont explicitement représentés et pour définir des étapes spécifiques à suivre si une des parties devait violer les conditions.

Un contrat peut concerner quasiment toute relation juridique, qu’il s’agisse d’un contrat de vente ou des conditions d’emploi d’un nouvel employé. Dans tous les cas, chaque partie doit lire, signer et obtenir une copie du contrat à conserver. Vous pouvez choisir un représentant, comme votre avocat, pour signer un contrat en votre nom, mais vous devez expressément l’autoriser à vous représenter légalement pour que l’entente s’applique.

Accords de non-divulgation

Les accords de non-divulgation (ou ententes de non-divulgation) protègent les entreprises en les aidant à empêcher la diffusion publique des informations confidentielles. Lorsque vous signez un accord de non-divulgation, vous acceptez de ne divulguer aucun renseignement confidentiel ou protégé que vous avez acquis pendant la durée du contrat.

La confidentialité des médecins-patients et les privilèges des avocats-clients sont des formes bien connues d’accords de non-divulgation, mais ces derniers sont courants dans le monde professionnel. En règle générale, les entreprises demandent à chaque nouvel employé de signer un accord de non-divulgation pour protéger son avantage concurrentiel et ses secrets commerciaux. Si vous exploitez une startup ou une petite entreprise, les accords de non-divulgation permettent de présenter votre modèle d’affaires pour obtenir un financement auprès des investisseurs sans devoir partager vos renseignements exclusifs avec des parties externes.

Les accords de non-divulgation peuvent être mutuels, dans le cadre desquels toutes les parties sont légalement tenues de garder les renseignements privilégiés confidentiels, ou non mutuels, où une seule partie est tenue de garder les renseignements secrets. Ils peuvent également prendre fin (expirer à une date précise indiquée dans l’entente) ou ne pas prendre fin, ce qui signifie que l’accord de non-divulgation est juridiquement contraignant jusqu’à ce les parties cessent leur collaboration.

Accords de prêt

Comme leur nom l’indique, les accords de prêt précisent les détails et les conditions d’un prêt personnel ou commercial. Ils comprennent le montant des financements ou des actifs spécifiques qui sont prêtés, les modalités de remboursement et les mesures à prendre si l’emprunteur ne peut pas payer conformément aux modalités de l’entente.

Contrairement à un accord informel entre amis (par exemple, vous achèterez à tour de rôle des boissons au bar), les accords de prêt sont juridiquement contraignants et laissent peu de place à l’interprétation. Ils sont normatifs précisément parce que la clarté élimine les émotions de l’équation, ce qui protège ultimement chaque partie qui respecte les conditions du contrat et évite les différends. Les prêteurs obtiennent un effet de levier s’ils doivent poursuivre un emprunteur pour non-paiement, tandis que les emprunteurs sont assurés qu’ils n’auront pas à rembourser plus que le montant convenu.

Locations

Les contrats de location sont des documents juridiques qui lient les locataires aux propriétaires. Ils peuvent servir de cadre pour un bail résidentiel, qui permet à un locataire de vivre dans la propriété privée d’un propriétaire, ou d’un bail commercial, qui permet à une entreprise de mettre en place et d’exploiter un espace commercial.

Dans les deux cas, les contrats de location ne sont valides que pour une période fixe, habituellement 6 ou 12 mois. À l’expiration d’un bail, les parties peuvent choisir de renouveler sans modification, de renouveler après avoir accepté mutuellement de mettre à jour certaines conditions ou de partir chacun de leur côté. Les parties, qui signent un contrat de location, sont tenues légalement responsables du respect des modalités du document, même si elles vivent avec d’autres personnes (dans le cas d’un bail résidentiel) ou si des employés travaillent dans leurs bureaux (dans le cas d’un bail commercial).

À quel moment les signatures électroniques sont-elles légales?

Aujourd’hui, l’encre fait quasiment partie du passé. On utilise des signatures électroniques (ou signatures numériques). Non seulement les signatures électroniques peuvent faciliter les achats en ligne, mais elles accélèrent également les flux de travail des documents pour les entreprises. En moyenne, les entreprises économisent 1,3 heure pour chaque transaction qu’elles effectuent avec des signatures numériques plutôt que des méthodes classiques.

Cela nous amène à la question de savoir si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. En bref, la réponse est Oui. La législation mondiale les reconnaît maintenant comme une forme légale d’authentification. Pour qu’une signature numérique soit juridiquement contraignante, elle doit satisfaire aux cinq exigences suivantes :

  1. Intention de signer : les signataires (la partie qui signe) doivent clairement indiquer qu’ils s’engagent à signer le document
  2. Consentement à faire des affaires par voie électronique : les signataires doivent recevoir une clause de consentement et accepter de faire des affaires par voie électronique avant de signer l’entente
  3. Clause de retrait : les signataires doivent être autorisés à refuser une signature numérique et à signer à la main
  4. Copies signées : tous les signataires doivent recevoir une copie dûment signée de l’entente
  5. Conservation des dossiers : les documents signés par signature électronique ne sont valides que si les parties peuvent produire une copie dûment signée de l’entente, comme l’exige la réglementation

Signature manuscrite et signature électronique : Quelle est la différence?

Bien que les signatures électroniques soient largement acceptées et juridiquement contraignantes, certaines organisations exigent une empreinte physique avec des documents signés. De même, certaines personnes se sentent simplement plus à l’aise de signer des documents physiques, autrement appelés signature manuscrite.

Une signature manuscrite est apposée sur la copie papier d’un document rédigé au stylo ou par un autre type d’écriture physique. Cela nécessite souvent plus de temps, d’efforts et de coûts que les signatures électroniques, surtout dans le monde professionnel. C’est pourquoi, la plupart des gouvernements et des entreprises privées optent pour la signature numérique.

Cela dit, Adobe Sign prend en charge les signatures manuscrites et électroniques dans le cadre d’un flux de travail numérique, ce qui accélère considérablement le processus.

L’avenir de la signature numérique

Si vous gérez une entreprise, grande ou petite, les signatures électroniques ne représentent pas seulement l’avenir, elles devraient dès maintenant faire partie de votre processus. Plus tôt cette année, l’équipe Adobe Digital Insights a sondé plus de 4 000 personnes dans le monde entier et appris comment les gens utilisent les signatures électroniques. La pandémie de la COVID-19 a « suralimenté » le recours aux documents numériques et signatures électroniques, car de plus en plus de gens travaillaient à domicile et cherchaient à éviter les contacts dans tous les aspects de leur vie numérique.

Étant donné qu’une signature électronique est un moyen efficace et juridiquement contraignant d’obtenir l’approbation de documents électroniques, et qu’elle est sécurisée et vérifiable, elle peut remplacer une signature manuscrite dans pratiquement n’importe quel processus. Pour en savoir plus sur les signatures électroniques, veuillez visiter le site Cdw.ca/AdobeSign